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vfp现代物流企业管理系统

通过对用户的调查分析,读者已经了解了乐万家公司手工操作的业务情况和用户对系统的一些要求,接下来将乐万家超市的业务情况进行系统分析,考虑到手工系统和计算机管理系统的交互性、复杂性和计算机本身的一些特点,在开发现代流通企业综合管理系统时不能简单地对手工系统进行模仿,而应根据物流和信息流的流向和顺序,全面考虑对业务数据的组织、分类和汇总的方法。通过逐步确认各主要数据流的范围和数据处理的频度,先对手工系统问题分析解决,然后构建出系统的业务流程图和系统结构图。

(一)问题分析与解决

根据对用户的业务调查和用户对系统的要求,针对手工操作时的主要矛盾,解决思路如下:

1.商品销售

存在以下主要问题。

(1)过去手工销售时,由于商品种类繁多,几万种商品的管理相当困难。由于客户量大,每天前台销售开票、收款要求速度较快,采用手工开票不但效率低而且开票过程中很容易出错。

(2)由于不能及时掌握库存商品情况,经常开出库存中短缺的商品。

(3)手工开票时,经常出现算错商品的情况,给企业造成了很大损失。

解决思路:

(1)强化基础数据管理,在商品基础信息、客户基础信息、员工信息中均采用简码作为操作码,商品销售时,只需输入商品简称,即可显示商品列表,选择客户购买商品;

(2)在库存提示区域显示商品库存情况,如果操作员输入数量超过库存数量将提示;

(3)计算、统计工作全部由程序自动完成。

2.2.库存管理

存在以下主要问题。

(1)在手工管理库存时,由于商品种类繁多,库存商品存放杂乱,货位不明确,库管很难将商品的库存情况及时有效地掌握。经常出现这样的情况,滞销的商品进了不少,畅销的商品却没及时补进,这必然造成商品积压。由于库存商品占用了大量资金,严重影响了企业资产的活力,同时也带来了库存管理等一系列问题。

(2)手工管理库存时,很难查询某类商品的库存情况。

(3)由于商品种类繁多,很难手工统计库存金额。

解决思路:

采用现代库存方法有效控制库存。

(1)根据每种商品的销售情况制定库存上下限,可有效管理库存。另外,在库存管理中设置了有效期管理,操作员可以查看是否有即将失效的商品,可以及时减价或以其他方式处理,以减少企业的损失。

(2)按不同字段、不同条件对库存商品信息进行查询。

(3)在进行商品查询时,系统自动计算商品的合计数量及合计金额。

3.往来管理

存在以下主要问题。

某些商品的销售有自己独特的要求,也就是常说的“三角账”。销售顺序是厂家将商品发货给各批发公司,各批发公司又将商品发货给其下面经销商,这是物流/顷序:而资金流动方向正相反,经销商将商品全部或部分卖出后与批发公司结款,批发公司收款后再与厂家结算。当然退货过程与销售过程正好相反。这种处理流程用手工操作很难做到及时准确。

解决思路:

方便的销售结算管理。

支持多种形式的结算方式。对先发货后结算的销售,能以发出应收账的方式进行明细管理,保证客户资金占用数据的完整性,明细程度可以细到每个客户的货品数量。此外,系统拥有的“往来应收应付款预警”也能有效地降低企业的呆账、死账,保证资金运转的高效、顺畅。

(二)系统流程分析,

在手工开票时,开票与收银是分开的。在使用计算机管理后,因为用户开票后商品库存将产生变化,一旦用户开票未付款拿票走了,将给计算机管理带来困难。为此,在计算机管理时;将开票与收银放在一起。

(三)系统功能分析

根据对用户的业务调查和用户提出的具体要求,结合计算机管理的特点,设计系统功能如下。

1.基础信息管理

主要由商品信息管理、客户信息管理、供应商信息管理、员工信息管理、银行账户管理5部分组成。

(1)商品信息管理

商品信息管理主要完成商品名称、拼音简码、编号、规格、产地、批发价格等信息的设定。

商品基础信息的建立,可以达到如下目标:

  可以通过为商品设定拼音简码,提高商品信息的录入速度;

  自动区分同名商品:

  为每种商品制定批发、零售价格,对批发商和零售商使用不同价格;

  通过设定商品的出厂日期和保质期,有效管理商品是否过期。

(2)客户信息管理

客户信息管理主要完成客户编号、客户名称、客户地址、所属地区、联系方式、联系地址等信息的设定。。

客户基础信息的建立,可以达到如下目标:

  可以通过为客户设定拼音简码,提高客户信息的录入速度;

  记录客户的各种联系方式及联系人;

  记录客户银行账户信息。

(3)供应商信息管理

供应商信息管理主要完成供应商编号、供应商名称、供应商地址、所属地区、联系方式、联系地址等信息的设定。

供应商基础信息的建立,可以达到如下目标:

  可以通过为供应商设定拼音简码,提高供应商信息的录入速度;

   记录供应商的各种联系方式及联系人;

  记录供应商银行账户信息。

(4)员工信息管理

员工信息管理主要完成员工编号、员工名称、员工住址、电话等信息的设定。

(5)银行账户管理

银行账户管理主要完成往来单位银行账户、账户金额等信息的设定。

2.销售管理

主要由客户订货管理、商品销售管理、销售退货管理3部分组成。

(1)客户订货管理

客户订货管理主要根据客户需要开出订货单据。

客户订货管理的建立,可以达到如下目标:

  商品名称、客户名称支持联想输入技术,以加快录入速度;

  自动生成7位订单编号;

  支持批发及零售两种销售模式;

  自动计算合计金额。

(2)商品销售管理

商品销售管理主要完成记录商品销售信息的工作。

商品销售管理的建立,可以达到如下目标:

  可同时销售多种商品;

  支持订单销售与零售两种销售模式,以适应不同的用户;

  支持4种结算方式、支持折扣处理;

  自动计算商品合计品种及合计金额。根据用户输入的实付金额自动计算未付金额;

  如果销售货款没有结清,系统自动提示是否作为往来账处理。

(3)销售退货管理

销售退货管理主要完成商品销售退货工作。

销售退货管理的建立,可以达到如下目标:

  可同时退货多种商品;

  支持订单退货及零售退货两种退货类型;

  自动控制退货数量不超过购买的数量;

  自动计算退货商品的合计金额及合计品种;

  根据输入的实返金额自动计算出未返金额;

  如果货款没有结清,则自动提示是否作为往来账处理。

3.库存管理

主要由商品入库管理、入库退货管理、库存盘点管理、库存查询管理、商品有效期管理、库存上下限管理、商品报损报溢管理7部分组成。

(1)商品入库管理

商品入库管理主要完成商品入库工作。

商品入库管理的建立,可以达到如下目标:

   供应商文本框支持联想输入,并自动筛选出此供应商提供的所有商品;

  商品名称文本框支持联想输入技术,选择商品后将此商品的信息显示在适当位置,用户可以根据需要更改;

  支持4种结算方式;

  自动统计合计数量及合计金额;

  根据用户输入的实付金额计算未付金额;

  如果入库货款没有结清,系统自动提示是否作为往来账处理。

(2)入库退货管理

入库退货管理主要完成商品退货返厂工作。

入库退货管理的建立,可以达到如下目标:

  支持4种结算方式;

  自动统计合计数量及合计金额;

  根据用户输入的实付金额自动计算未收金额;

  如果货款没有结清,则自动提示是否作为往来账处理。

(3)库存盘点管理

库存盘点管理主要记录库存内商品盘点的信息。

库存盘点管理的建立,可以达到如下目标:

  自动统计损溢数量;

  对商品进行盘点。

(4)库存查询管理

可设置多种查询条件对库存进行查询,支持模糊查询。

(5)商品有效期管理

对商品的有效期进行查询,可以打印过期商品清单。

(6)库存上下限管理

根据当前仓库商品的库存情况,确定哪些商品库存量低于警戒线,哪些高于库存限额,保证库存最优。

(7)商品报损报溢管理

对商品的报损报溢情况进行管理。

4.配送管理

配送管理主要包括配送申请、配送审核、配送开票、配送结款4部分。

5.往来管理

往来管理主要包括供应商账目管理、客户账目管理、超期应收应付款管理3部分。

(1)供应商账目管理

供应商账目管理主要完成供应商账目查询、供应商往来结款以及供应商对账管理功能。

(2)客户账目管理

客户账目管理主要完成客户账目查询、客户往来结款以及客户对账管理功能。

(3)超期应收应付款管理

超期应收应付款管理可以根据客户的欠款情况对某条欠款记录的预警时间进行设定。.

6.报表管理

报表管理主要包括销售日报表、销售周报表、销售月报表、单商品销售报表4部分。

7.查询统计

查询统计主要包括销售查询、入库查询、退货查询、配送查询、报损报溢查询5部分。

查询统计中各子模块功能非常类似,均可以达到如下目标:

  设置多种条件查询,可按时间段进行查询。

  支持模糊查询和拼音简码查询。

  统计汇总查询结果。

8.决策管理

决策管理主要包括销售排行、退货排行、配送排行、利润分析、进销存结转、供应商应收应付款结转、客户应收应付款结转7部分。

9.维护管理

维护管理包括系统初始化、初期建账、数据备份及数据恢复4部分。其中,系统初始化主要完成清空所有数据表、删除设置文件等操作,使系统回到初始的设置状态。

系统初始化的建立,可以实现如下目标:

  系统初始化之前备份数据;

  加密备份的数据表。

10.系统管理

系统管理包括系统设置、权限设置、操作员管理、更改密码4部分。

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